Door de doorstroom momenten te registreren wordt de werkelijke capaciteitsbehoefte duidelijk
Fimke Wiersma, zorgmanager KODAK&Dagbehandeling Maasstad Ziekenhuis
In het nieuwe Maasstad Ziekenhuis in Rotterdam worden de afdelingen dagbehandeling van het Zuiderziekenhuis en het Clara Ziekenhuis bijeengebracht op de locatie Clara. De afdeling dagbehandeling krijgt daar een capaciteit van 39 bedden, 5 stoelen, 2 holding plaatsen, 6 recovery plaatsen en twee behandelkamers voor de laag complexe ingrepen. De personele bezetting telt ruim 30 FTE’s inclusief MPS, pedagogische medewerkers en een kinderverpleegkundige. Een van de doelen van het dagcentrum is het aantal klinische ingrepen te beperken. Dat betekent extra druk op de dagbehandeling: er moeten 70 tot 75 patiënten per dag worden behandeld.
“Er was echter geen inzicht welke dagingrepen waar plaatsvonden, geen duidelijkheid over het werkelijke aantal plaatsen, noch of de juiste behandeling op de juiste plaats geschiedde.”
Wij stonden voor de vraag: is de berekende capaciteit in de nieuwbouw dan wel toereikend? Ofwel: benutten we de huidige capaciteit wel voldoende? Om dat te weten moesten we eventuele obstructies in de doorstroom – de zwakste schakel in termen van apparatuur, mensen en afdelingen – traceren en reduceren.
Daarvoor hebben wij de patiënten ingedeeld in groepen van de nodige behandeltijden: 3 uur, 5 uur en 8 uur. Al op de afdelingskamer werden de anamnese en andere gegevens in een laptop ingevoerd. Daarna werd het zorgproces in alle fasen, op elke plaats van uitvoering, voor iedere individuele patiënt en voor iedere specialist ingevoerd. Tijdens het zorgproces zijn al die onderdelen bijgehouden met kleuren die de tijdsplanning aangaven: zwart betekende ‘al bijna te laat’. Zo kon met één druk op het toetsenbord iedere patiënt precies worden gelokaliseerd en werden obstructies in de doorstroming zichtbaar.
Het doel was: 98% moet binnen de geplande tijdsduur klaar zijn. Dat is momenteel bij 80% van de ingrepen bereikt. De 3-uurgroep (5.700 patiënten), o.a. cataractoperaties, kwam al snel op 95%. De OK – vooral bij de oogarts -was soms nog een vertragende factor, evenals de hersteltijd na ingreep en onderzoek. Kinderen bleken na toediening van een kalmeringsdrank langer dan drie uur versuft. Hiervoor zoekt de anesthesioloog een alternatief. Bij de 5-uursgroep (2850 patiënten) werd echter slechts bij 52% de tijdsplanning gehaald. De redenen voor vertraging waren: planningsproblemen op de OK, een langere herstelperiode na de ingreep en na de spinaalanesthesie en wachten op de arts. Door de opnametijd te reduceren tot 1.5 uur, de anesthesie bij te stellen, de OK-planning te bespreken en de ontslagcriteria van de NVDK te hanteren, wordt een hogere doorstroomsnelheid nagestreefd. Bij de 8-uurgroep (240 patiënten) werd de geplande doorstroomtijd in 98% gehaald. Hierbij was ook de medicamenteuze behandeling oorzaak van vertraging. De actie tot versnelling wordt hier vooral gericht op de cardiologie.
Discussie: Door de patiënt in alle fasen in de dagbehandeling digitaal te registreren werden tal van mogelijkheden zichtbaar om de doorstroom en daarmee de capaciteit te verhogen. Vroeger moesten patiënten soms 4 uur wachten. Door de bottle necks in het proces te signaleren werd ieders aandeel in het totale proces zichtbaar. Dit leidde tot onderling begrip voor een eventuele beperkende factor en tevens tot een gemotiveerde multidisciplinair actie om tot zichtbaar betere resultaten te komen, zoals in een tweewekelijkse buffermeeting. De tevredenheid bij patiënten en het enthousiasme voor verbetering bij de medewerkers is hierdoor verhoogd. Nu wordt de capaciteit ook in de zomervakantie betere benut. Toch is er nog te veel fluctuatie in het aantal behandelde patiënten. Anesthesioloog Jan Eshuis merkte op: “Er zijn normen voor spinale anesthesie in dagbehandeling die de hersteltijd aanzienlijk bekorten. En stop met kalmeringsdrankjes voor kinderen. Praat ze kalmer. Anders horen ze thuis in de 5-uurgroep.”